Apostille och auktoriserad översättning: när svenska dokument behöver legaliseras för Spanien

Ska du lämna ett svenskt dokument till en spansk myndighet uppstår ofta frågan om det måste ha apostille eller översättas. Svaret beror på vilket slags dokument det är, vem som utfärdat det och vem det ska lämnas till. Alla svenska dokument behöver inte apostille. Den här guiden bygger på information från Regeringskansliet, Sweden Abroad, länsstyrelsen och spanska ministerier, kontrollerad den 8 november 2026. Det är ingen juridisk rådgivning – fråga alltid den mottagande myndigheten vad den kräver i ditt ärende.

Fyra begrepp som ofta blandas ihop

• Legalisering: UD intygar att namnteckning och stämpel på en svensk handling är äkta och i vilken egenskap undertecknaren skrivit under. Innehållet granskas inte. Därefter ska handlingen enligt UD vanligen också bestyrkas av det mottagande landets ambassad. Vissa handlingar, till exempel fullmakter och handlingar från privatpersoner, måste först bestyrkas av notarius publicus.
• Apostille: en stämpel enligt Haagkonventionen som intygar att underskriften är äkta. En handling med apostille behöver inget ytterligare bestyrkande. I Sverige får sedan 1 januari 2005 bara notarius publicus utfärda apostille, inte UD och inte ambassaden. Notarius publicus utses av länsstyrelsen.
• Bestyrkt kopia: en kopia där en behörig person intygar att den stämmer med originalet. Notarius publicus kan bland annat intyga kopior, namnunderskrifter och översättningar.
• Översättning: i Spanien är översättningar till spanska officiella om de gjorts av en edsvuren översättare, traductor/a-intérprete jurado/a, utsedd av det spanska utrikesministeriet.

EU-förordningen 2016/1191: inget krav på apostille för vissa handlingar

Sedan den 16 februari 2019 är vissa officiella handlingar och bestyrkta kopior av dem undantagna från legalisering och apostille inom EU. Undantaget gäller bara när handlingen är utfärdad av en offentlig myndighet i ett EU-land och lämnas till en offentlig myndighet i ett annat EU-land.

Handlingen måste dessutom gälla något av dessa förhållanden:

• födelse, dödsfall och att en person är i livet,
• namn,
• äktenskap, behörighet att ingå äktenskap och civilstånd, samt skilsmässa, hemskillnad eller annullering,
• registrerat partnerskap och upplösning av det,
• föräldraskap eller adoption,
• hemvist eller bostadsort,
• medborgarskap,
• att man inte finns i kriminalregistret,
• rätten att rösta eller kandidera i val till Europaparlamentet eller i kommunala val i ett annat EU-land.

För vissa av dessa finns flerspråkiga standardformulär som kan bifogas handlingen och göra en översättning onödig. Formuläret kan bara användas i ett annat EU-land och måste bifogas själva handlingen; alla formulär utfärdas inte i alla länder. Sweden Abroad hänvisar till att Skatteverket kan utfärda tvåspråkiga EU-blanketter som förklarar personbevis och registerutdrag, och att utdrag ur belastningsregistret beställs hos Polisen. Förordningen säger också att en auktoriserad översättning som gjorts i ett EU-land ska godtas inom förordningens område. Om en myndighet tillåter bestyrkta kopior i stället för original måste den godta en bestyrkt kopia som gjorts i det land där handlingen utfärdades.

När apostille och översättning fortfarande kan behövas

Undantaget gäller inte handlingar som faller utanför listan eller inte är utfärdade av en myndighet, till exempel en fullmakt du själv skrivit under. För dokument utanför förordningen är den spanska huvudregeln enligt migrationsministeriets informationsblad att utländska offentliga handlingar ska ha apostille om utfärdarlandet är anslutet till Haagkonventionen, vilket Sverige är. De ska också vara översatta till spanska, eller till det regionala officiella språket om ärendet handläggs av ett regionalt organ.

Det spanska utrikesministeriet anger att översättningar gjorda av edsvurna översättare som ministeriet erkänner är fullt giltiga i Spanien utan vidare legalisering. Ministeriet publicerar en sökbar lista över dessa översättare men förmedlar inga uppdrag. Översättningar gjorda lokalt i ett annat land kan i vissa fall legaliseras via spanska beskickningar, men ministeriet varnar för att de kanske inte godtas av alla spanska myndigheter.

Så går du till väga – praktisk ordning

1. Fråga den spanska myndigheten vilket format den kräver: original eller bestyrkt kopia, apostille eller inte, och vilken översättning.
2. Kontrollera om handlingen omfattas av EU-förordningen, alltså om den är utfärdad av en myndighet och gäller något av förhållandena ovan.
3. Beställ flerspråkigt formulär eller tvåspråkig EU-blankett där det finns, till exempel hos Skatteverket.
4. Behövs apostille, vänd dig till en notarius publicus. Gäller det en privat handling kan notarius publicus först behöva bestyrka underskriften.
5. Behövs översättning till spanska och godtas inte en EU-översättning, välj en edsvuren översättare från det spanska utrikesministeriets lista.

Vad betyder det för dig?

Inom EU slipper många vanliga personhandlingar, till exempel om civilstånd, hemvist eller att man inte finns i belastningsregistret, apostille när en myndighet lämnar dem till en annan. Fullmakter, privata dokument och handlingar utanför listan kan fortfarande kräva apostille och edsvuren översättning. Kontrollera alltid med den mottagande myndigheten innan du betalar för stämplar eller översättningar. Relaterade guider: medborgarskap och permanent uppehåll och arv och testamente i Spanien.

Uppgifter hämtade den 8 november 2026.